Excel può essere un ottimo alleato per svolgere compiti di ufficio come tracciare le entrate e le uscite, registrare le fatture, fare un inventario dei prodotti in magazzino. Immaginate infatti di avere dei prodotti in magazzino e di voler tracciare il numero di prodotti ordinati, con i relativi prezzi, i resi, o di fare in modo che Excel vi segnali quali sono i prodotti che stanno per finire nel vostro magazzino e che dovete necessariamente ordinare. Naturalmente non stiamo parlando di aziende enormi con milioni di prodotti, ma credo che per piccole imprese Excel, così come i fogli di calcolo, possano essere la soluzione perfetta per far tracciare piccole attività e facilitare i compiti che il commerciante o l’impiegato può trovarsi davanti di volta in volta. Infatti l’automatizzazione delle operazioni d’ufficio è un passo fondamentale per ottimizzare tempo e favorire il work flow aziendale, soprattutto in quelle operazioni che hanno carattere ripetitivo.
Conoscendo le operazioni di somma e sottrazione, possiamo utilizzarle per i compiti più comuni. Infatti queste formule excel rappresentano un passo base per essere integrati con operazioni più complesse quali:
- la formula SE. Questa, per esempio, consente di dare un’intelligenza ai programmi in Excel e quindi poter impostare delle espressioni condizionali che si comportino in una determinata maniera, se accade un evento, o che effettuino operazioni diverse, se questo evento non accade ma ne accada un altro;
- la formula cerca verticale, che consente di cercare determinati campi e celle all’interno di una tabella;
- la formula media, varianza e deviazione standard, che consentono di avere dati statistici su un insieme di dati sperimentali;
- la formula percentuale, molto utilizzata nel campo finanziario ed economico, ma che si adatta bene a qualsiasi campo disciplinare che richiede dei calcoli.
Ma dove vengono inserite queste formule?
Le formule, precedute sempre dal simbolo “uguale”, vengono inserite all’interno della barra della formula. Questa barra, che si trova in alto sopra le celle, consente di accedere a una moltitudine di funzioni, già implementate in Excel, e che quindi non hanno necessità di essere riscritte. Ogni funzione richiede un particolare argomento (o più argomenti), che va inserito all’interno delle parentesi della funzione.
Una volta inserita la formula nella barra della formula, basterà replicarla per tutte le celle di interesse. Quindi per esempio sarà replicabile per un’intera tabella che contiene centinaia se non migliaia di celle. Ma, come parametro in ingresso, possiamo includere anche intervalli di celle. Si pensi, ad esempio, al caso in cui abbiamo migliaia di dati sperimentali e vogliamo calcolarne la media. Allora, in tal caso, nella formula MEDIA, non andremo a inserire ogni singola cella, ma gli intervalli di celle distanziati dal simbolo “due punti” (:). Possiamo utilizzare questa sintassi per ogni intervallo di celle che ci troviamo ad analizzare e con qualsiasi funzione che accetti gli intervalli di celle come argomento.
Abbiamo visto, in questo articolo, gli aspetti basilari di come funziona Excel e cosa possiamo fare con questo programma. Di certo, possiamo ancora approfondire un argomento molto vasto, che richiede una certa dose di studio.